PMB Software Service Client

« Pourquoi le devis envoyé par mon client est arrivé tout seul dans sa GED ? »

? Son email a été reconnu (adresse de sa fiche client) et il n'a qu'un seul dossier : ses pièces jointes sont classées automatiquement dans « 0 - A Trier ».

« Pourquoi les pièces jointes de cet email ne sont pas classées ? »

? Le client n'est pas reconnu par son adresse, ou il a plusieurs dossiers non archivés, ou uniquement des dossiers archivés : le système ne devine pas. Ouvrez l'email : quand le client a plusieurs dossiers, la colonne de droite affiche « Dossier à choisir ». Cochez le bon dossier puis cliquez sur « Rattacher au dossier » : les pièces jointes y sont déposées.

« Si je supprime un fichier classé, va-t-il revenir ? »

? Non : chaque email n'est classé qu'une seule fois.

« Mon client a été livré il y a un an, pourquoi ses pièces jointes n'arrivent plus dans la GED ? »

? Le mail est bien rattaché au dossier, mais un dossier livré depuis plus de 3 mois ne reçoit plus de fichiers automatiquement. Ouvrez le mail depuis l'onglet Échanges et déposez les pièces utiles vous-même dans la GED.

« Comment arrêter que les pièces jointes arrivent toutes seules dans les dossiers ? »

? Ouvrez les paramètres des boîtes mail, sélectionnez la boîte concernée et désactivez « Classer les pièces jointes dans la GED » (section « Réglages avancés »). Les emails continueront d'être rattachés aux dossiers de leurs clients, sans aucun fichier déposé. Seule la personne qui a connecté la boîte peut changer ce réglage.

« Si je réactive le classement, les emails reçus entre-temps seront-ils rattrapés ? »

? Non : le dépôt reprend pour les emails suivants. Les pièces jointes des emails arrivés pendant la coupure sont à déposer à la main depuis l'onglet Échanges du dossier.

« Si je désactive le classement, les fichiers déjà déposés vont-ils disparaître ? »

? Non, rien n'est retiré de la GED : seuls les dépôts à venir s'arrêtent.

« Les emails envoyés par l'entreprise sont-ils concernés ? »

? Oui : un document envoyé au client (devis, attestation) est classé dans son dossier comme un document reçu.

« Un email sans pièce jointe est-il rattaché au dossier ? »

? Oui, dès que le client reconnu n'a qu'un seul dossier non archivé. Il apparaît dans l'onglet Échanges du dossier avec la mention « automatique ». Il n'y a simplement rien à déposer dans la GED.

« Pourquoi ce mail apparaît dans deux dossiers à la fois ? »

? Le client a deux dossiers non archivés : le mail n'est rattaché à aucun des deux, il est visible dans les deux par l'intermédiaire de la fiche client. Pour trancher, ouvrez-le et choisissez le bon dossier dans « Dossier à choisir », puis « Rattacher au dossier ».

« Où retrouver l'email lui-même ? »

? Dans l'onglet Échanges du dossier du client, où il est rattaché automatiquement (visible selon le partage de la boîte connectée).

« Pourquoi la GED indique que c'est moi qui ai déposé ce fichier alors que je n'ai rien fait ? »

? Vous avez connecté la boîte mail qui a reçu l'email : les pièces jointes classées automatiquement sont déposées à votre nom, comme si vous les aviez glissées dans « À trier ».

« Pourquoi ai-je reçu une alerte "ce document semble ne pas concerner ce dossier" sur un fichier venu d'un email ? »

? L'assistant a vérifié le PDF déposé automatiquement et a un doute sur le dossier de destination. Comme vous avez connecté la boîte, l'alerte vous est adressée : vérifiez le fichier et déplacez-le si besoin.